O que são envelopes?
Um envelope é um conjunto de documentos enviados a um ou mais destinatários. Cada envelope contém as seguintes propriedades:
| Propriedade | Descrição |
| 1. Data e hora da criação | Data e hora de criação: automaticamente definidas pelo sistema no momento da criação do envelope. |
| 2. Data de expiração | Definido pelo usuário no momento da criação. Limite de até 180 dias a partir da data de criação. |
| 3. Identificador | Código UID: identificador único e permanente atribuído ao envelope. |
| 4. Nº de assinantes | O número de assinantes. |
| 5. Nº de documentos | O número de documentos. |
| 6. Emissor | O usuário que realizou a criação do envelope. |
| 7. Categorias | Categoria do qual o documento pertence. Previamente criada pelo usuário em "Configurações" com o objetivo de organização dos envelopes (ex. para filtros e controle de envios). |
| 8. Unidades | Unidade à qual o envelope está vinculado. No Sign, o termo "unidade" corresponde ao nível três (filiais) do People. |
| 9. Mensagem | Mensagem enviada aos destinatários por e-mail e/ou SMS para solicitar a assinatura. Pode ser customizada pelo usuário, com limite de até 500 caracteres. |
| 10. Autenticidade | O signatário recebe o documento e prossegue com a assinatura conforme a pré-definição do RH. A autenticidade é garantida através das opções de: assinatura eletrônica, biometria facial e, se o RH desejar, a inclusão de uma chave de segurança (código pré-definido) para validação. |
Envio de Envelopes
Temos 3 opções para envio de envelopes, sendo eles:
1. Envios de Admissão: que são realizados através da plataforma Unico People
2. Outras categorias: que chamamos de envio simples ou individuais
3. Envio em Lote: que são envios de documentos para um grupo de pessoas quebrando um arquivo PDF em página ou através de modelos do sistema.
Envio Simples
O RH possui a opção de configurar o envio de envelopes com detalhes precisos, utilizando as seguintes funcionalidades:
• Agendamento de Envio: Possibilidade de agendar o envio do envelope para uma data e horário específicos.
• Identificação do Conteúdo:
◦ É obrigatório inserir um Título claro para o envelope.
◦ É possível incluir uma Mensagem de Texto totalmente personalizável.
• Prazo de Validade: Definição da Data de Expiração para a assinatura, com um limite máximo de 180 dias (a data deve ser igual ou inferior a 180 dias a partir do envio).
• Classificação: Atribuição de uma Categoria e Tipo de Documento específicos ao envelope para melhor organização.
• Alocação de Unidade: Definição da Unidade organizacional à qual o envelope pertencerá
Atenção!
• O RH pode inserir um ou até 10 documentos no envelope, desde que não ultrapasse o limite de 20MB, ou um ou até 10 modelos do sistema seguindo a mesma regra.
• Selecionar qual será a autenticação deste envelope, temos a opção de: Chave de acesso, Biometria facial, Desenho de assinatura.
• A emissão sem CPF permite que o emissor emita sem CPF, porém o signatário vai precisar inserir o CPF para acessar o documento.
• Após isso basta inserir os dados de contato do assinante.
• É possível adicionar até 10 assinantes ao envelopes, mas se conter modelos será necessário ordenar o envio.
Filtros de Busca de Envelopes
A busca avançada de envelopes é facilitada pela utilização de diversos filtros. Você pode refinar sua pesquisa utilizando os seguintes critérios:
1. Status do Envelope
Filtra envelopes com base na sua situação atual no fluxo de assinatura.
• Opções Disponíveis: Agendados, Pendentes, Concluídos, Expirados, Recusados e Cancelados.
2. Categorias (Organização Temática)
Utilizada para agrupar envelopes pelo assunto ou propósito do documento.
• Exemplo: Filtrar por documentos relacionados à Admissão ou Desligamento.
3. Tipo de Documento
Permite a busca exata de um tipo específico de arquivo.
• Exemplo: Buscar somente Holerites.
4. Unidades
Filtra os envelopes para exibir apenas aqueles associados a unidades específicas.
• Benefício: Evita a busca em toda a base de dados.
5. Tipos de Assinantes
Possibilita selecionar envelopes com base na qualificação das partes que os assinaram.
• Exemplo: Pesquisar apenas por envelopes que contenham assinaturas de Testemunhas ou Representantes Legais.
Visualizações
Um envelope pode acomodar até 10 documentos. Consequentemente, a plataforma oferece duas modalidades de busca:
1. Busca direta por envelopes
2. Busca específica por documentos avulsos que são inseridos nos envelopes
Status do envelope
Status | Descrição | Observação |
| Concluído | Quando todos os signatários completaram a assinatura do envelope. | Quando todos os signatários completam a assinatura do documento, não é possível cancelar o envelope. |
| Agendado | O envelope será enviado aos signatários apenas na data agendada. | A janela de agendamento no sistema se estende por até 30 dias a partir da data atual. |
| Expirado | O envelope não foi assinado até a data limite estabelecida. | Todo envelope deve ter uma data de expiração futura, limitada a no máximo 180 dias após a data de criação. |
| Recusado | O envelope foi recusado por um ou mais assinantes. | Em casos de envio ordenado (modelos), se o primeiro assinante recusar o envelope, os demais não terão acesso a ele.
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| Cancelado | Indica que o envelope foi cancelado pelo emissor. Apenas usuários com o perfil de Administrador de Filiais podem realizar o cancelamento. | O envelope pode ser cancelado pelo emissor enquanto ainda houver assinaturas pendentes. Após a assinatura de todos os assinantes, o envelope é concluído e não poderá mais ser cancelado. |
Observação: Devido a regras de negócio e requisitos de segurança, não é possível excluir envelopes que já foram criados ou enviados no Sign. A única ação disponível é o cancelamento do envio.
